Det här är Expense - smidig kvittohantering
Att stämma av och matcha kvitton vare sig det är privata utlägg eller inköp gjorda med företagskort är ett tidsödande arbete som kräver stor noggrannhet. Med Expense får ni full kontroll på att samtliga kvitton kommer in, konteras, attesteras och sedan lagras enligt regler för bevaring av räkenskapsinformation. Med integration till Sveriges ledande affärssystem och lönesystem automatiseras hela kvittorutinen, så att privata utlägg betalas ut i rätt tid och att fakturan för företagskorten stämmer överens med de kvitton som lämnats in.
Funktioner
1 / Inläsning av kvitton
Varje användare kan enkelt ladda upp kvitton genom att fota med mobilen eller dra in kvittot till Expense via sin dator. I Expense får ni löpande in företagets olika kvitton samlade i en tydlig översikts vy där ni kan granska, komplettera eller korrigera uppgifter innan kvittot går vidare. Den som lämnat in kvittot anger enkelt vad kvittot avser och automatiska regler kan sättas upp med krav på att ange deltagarlista vid representation och förslag på kontering, koppling till projekt eller avdelning – så att hanteringen blir både snabb och säker.
2 / Koppling till kort och utlägg
För att få koll på köp gjorda med företagskort så kopplas varje användare till sitt unika kort, vilket gör det enkelt att stämma av kortfakturan. Privata utlägg sammanställs per användare och ett komplett underlag exporteras till lönekörningen.
3 / Export och arkivering
När kvittot är godkänt och klart så exporteras underlaget automatiskt till ekonomisystemet och lönesystemet, allt är då färdig konterat och redo för bokföring. Alla kvitton lagras digitalt i ett arkiv med kraftfull sökfunktion, där ni enkelt kan skapa rapporter per användare, projekt, avdelning, konto eller tidsperiod – direkt från gränssnittet.
4 / Invoice
Har ni Anysys Invoice så kan ni enkelt koppla ihop kvittona med företagskortfakturan från banken och automatiskt få med kontering plus att det då räcker att attestera själva fakturan. Allt görs i ett sammankopplat flöde och minskar risken för dubbelarbete.
Does it work with your financial system?
Benefits for your role
Financial assistant
- Automatic import and interpretation of invoices
- Automatic assignment of account codes
- Rules for circulation flow, periodization and automatic purchase order matching
- Rights-managed invoice archive for all employees
- Easier handling of onward billing
- Facilitates work outside the office
CFO
- Minimize risks of human error e.g. punching errors
- Ensure that the company's attestation rules are met
- Use the same posting conditions that are defined in the financial system
- Ensure the right people can see and manage invoices
- Streamline the matching of purchase orders with fewer manual procedures
Examiner / certifier
- Review and certify in a simple web-based system
- Indexed and searchable invoices in the archive
- Web access every day - around the clock
Project Manager / Supervisor
- Web access every day - around the clock
- Search and view invoices on your mobile, tablet or computer
- Easier handling of invoices
Purchaser
- Smooth and efficient purchase order matching with simple tools
- Ensure that delivery has taken place before the invoice is processed
- Delivery can be created when managing the invoice
CEO / Owner
- Search and view invoices on your mobile, tablet or computer
- Save time and resources
- Use a modern tool at the technological forefront
- Ensure that the company's attestation rules are met
Audit
- Archive user for access to supplier invoices during audit
- Report generator to search and filter invoices
Accounting firm
- A system for handling supplier invoices that your customers can use regardless of financial system
- Scalable system for both large and small companies
- Anysys integration handles both cloud and client-based financial systems