Tips innan du går igång med digital fakturahantering

Kartlägg era nuvarande processer

Innan ni implementerar ett nytt system är det viktigt att förstå hur era nuvarande fakturaprocesser ser ut. Identifiera vilka steg som är mest tidskrävande eller benägna för fel. Detta ger en tydlig bild av vilka funktioner ni behöver i ett digitalt system och var automatisering kan göra störst nytta.

Frågor att ställa:

• Var fastnar fakturorna idag?

• Hur många fakturor hanteras varje månad?

• Hur lång tid tar det från mottagning till betalning?

• Hur många personer är involverade?

Genom att kartlägga nuläget får ni en tydlig bild av vilka funktioner som är mest relevanta – och var digitalisering kommer göra mest nytta.

Involvera rätt personer från början

För att säkerställa en smidig övergång är det viktigt att involvera de personer som kommer att använda systemet dagligen. Deras insikter kan bidra till att välja rätt lösning och anpassa den efter era specifika behov. Dessutom ökar det chansen att systemet accepteras och används effektivt av hela teamet. Det är inte tekniken i sig som är avgörande – det är hur väl den tas emot och används i vardagen som gör skillnad.

Säkerställ integration med befintliga system

Ett digitalt fakturahanteringssystem bör kunna integreras med era befintliga ekonomisystem och andra relevanta verktyg. Detta minimerar dubbelarbete och säkerställer att information flödar smidigt mellan olika delar av verksamheten. 

Digital fakturahantering ska inte vara ett fristående system vid sidan av, det ska prata och fungera i harmoni med era ekonomisystem, inköpssystem och eventuella projektverktyg.

Exempel:

• Tänker ni kontera upp fakturorna? Då bör fakturor kunna skickas direkt för bokföring i erat ekonomisystem.

• Arbetar ni projektbaserat? Då behöver konteringen kunna styras per projekt.

• Använder ni inköpsordrar? Då är ordermatchning en viktig funktion.

Tänk på skalbarhet och framtida behov

Välj en lösning som inte bara passar era nuvarande behov utan också kan växa med företaget. Det kan handla om att hantera större volymer av fakturor, stödja fler användare eller integrera med ytterligare system i framtiden.

Tänk på:

• Skalbarhet – kan lösningen hantera växande volymer, nya attestanter eller till och med automatisera delar av flödet?

• Flexibilitet – går det att anpassa attestflöden, och mallar efter era behov eller har ni unika fält som behöver fångas upp t.ex. registreringsnummer eller licens koder?

• Multi-bolag – kan ni hantera flera bolag i samma plattform, även om de använder olika ekonomisystem?

Att digitalisera fakturahanteringen handlar inte bara om effektivisering – det handlar om att ta kontroll över ett kritiskt flöde i verksamheten.
Genom att planera smart, involvera rätt personer och tänka långsiktigt, kan ni skapa en lösning som både sparar tid, minskar stress och förbättrar kvaliteten i redovisningen.

Vill du ha hjälp att komma igång?
Vi på Anysys har hjälpt allt från små bolag till stora organisationer att förenkla och automatisera sina fakturaflöden – alltid med fokus på enkelhet, trygg implementation och personlig support.

👉 Hör av dig så berättar vi mer!

Se fler nyheter