Det här är Expense - smidig kvittohantering
Att stämma av och matcha kvitton vare sig det är privata utlägg eller inköp gjorda med företagskort är ett tidsödande arbete som kräver stor noggrannhet. Med Expense får ni full kontroll på att samtliga kvitton kommer in, konteras, attesteras och sedan lagras enligt regler för bevaring av räkenskapsinformation. Med integration till Sveriges ledande affärssystem och lönesystem automatiseras hela kvittorutinen, så att privata utlägg betalas ut i rätt tid och att fakturan för företagskorten stämmer överens med de kvitton som lämnats in.
Funktioner
1 / Inläsning av kvitton
Varje användare kan enkelt ladda upp kvitton genom att fota med mobilen eller dra in kvittot till Expense via sin dator. I Expense får ni löpande in företagets olika kvitton samlade i en tydlig översikts vy där ni kan granska, komplettera eller korrigera uppgifter innan kvittot går vidare. Den som lämnat in kvittot anger enkelt vad kvittot avser och automatiska regler kan sättas upp med krav på att ange deltagarlista vid representation och förslag på kontering, koppling till projekt eller avdelning – så att hanteringen blir både snabb och säker.
2 / Koppling till kort och utlägg
För att få koll på köp gjorda med företagskort så kopplas varje användare till sitt unika kort, vilket gör det enkelt att stämma av kortfakturan. Privata utlägg sammanställs per användare och ett komplett underlag exporteras till lönekörningen.
3 / Export och arkivering
När kvittot är godkänt och klart så exporteras underlaget automatiskt till ekonomisystemet och lönesystemet, allt är då färdig konterat och redo för bokföring. Alla kvitton lagras digitalt i ett arkiv med kraftfull sökfunktion, där ni enkelt kan skapa rapporter per användare, projekt, avdelning, konto eller tidsperiod – direkt från gränssnittet.
4 / Invoice
Har ni Anysys Invoice så kan ni enkelt koppla ihop kvittona med företagskortfakturan från banken och automatiskt få med kontering plus att det då räcker att attestera själva fakturan. Allt görs i ett sammankopplat flöde och minskar risken för dubbelarbete.
Passar det ditt ekonomisystem?
Fördelar för dig som
Ekonomiassistent
- Automatisk import och tolkning av fakturor
- Automatisk kontering
- Regler för cirkulationsflöde, periodisering och automatisk inköpsordermatchning
- Rättighetsstyrt fakturaarkiv för alla medarbetare
- Enklare hantering av vidarefakturering
- Underlättar arbete även utanför kontoret
Ekonomichef / CFO
- Minimera risker för mänskliga fel till exempel felstansning
- Säkerställ att företagets attestregler uppfylls
- Använd samma konteringsvillkor som finns definierade i ekonomisystemet
- Säkerställ att rätt personer kan se och hantera fakturor
- Effektivisera matchning av inköpsorder med färre manuella rutiner
Granskare / attestant
- Granska och attestera i enkelt webbaserat system
- Indexerade och sökbara fakturor i arkivet
- Webbåtkomst alla dagar – dygnet runt
Projektledare / Arbetsledare
- Webbåtkomst alla dagar – dygnet runt
- Sök och visa fakturor i din mobil, surfplatta eller dator
- Enklare hantering av vidarefakturering
Inköpare
- Smidig och effektiv inköpsordermatchning med enkla verktyg
- Säkerställ att inleverans skett före fakturan hanteras
- Inleverans kan skapas i samband med att fakturan hanteras
VD / ägare
- Sök och visa fakturor enkelt oavsett enhet
- Spara tid och resurser
- Använd ett modernt verktyg i teknisk framkant
- Säkerställ att företagets attestregler uppfylls
Revision
- Arkivanvändare för åtkomst av leverantörsfakturor vid revision
- Rapportgenerator för att göra sökning och filtrering av fakturor
Redovisningsbyrå
- Ett system för hantering av leverantörsfakturor som era kunder kan använda oavsett ekonomisystem
- Skalbart system för både stora och små företag
- Anysys integration hanterar både moln- och klientbaserade ekonomisystem