Det här är Inköpsordermatchning
Att manuellt matcha leverantörsfakturor mot inlevererade varor är både tidskrävande och kräver hög precision. Samtidigt är det en kritisk del av inköpsprocessen – där kontroll av pris, kvantitet och villkor måste stämma överens med det som faktiskt har beställts och levererats.
Med tillägget Inköpsordermatchning i Anysys Invoice får ni en automatiserad och tillförlitlig kontrollfunktion som säkerställer att fakturor överensstämmer med både inköpsorder och inleverans. Funktionen läser automatiskt in uppgifter från affärssystemet, matchar mot fakturainnehållet och flaggar för eventuella avvikelser – så att ni slipper dubbelkolla manuellt.
Om allt stämmer kan systemet även skapa en inleverans automatiskt i samband med fakturagodkännande, vilket förenklar flödet ytterligare.
Funktioner
1 / Automatisk inläsning och matchning mot inköpsorder
När en faktura innehåller ett inköpsordernummer fångas det upp av Anysys tolkningsteknik. Systemet hämtar automatiskt relaterad information från ert affärssystem – inklusive inköpsorder och inleveransdata – för att presentera dessa direkt i granskningsvyn.
Inköpsorderraderna visas sida vid sida med fakturans innehåll, vilket gör det enkelt att se om mängd, artikelnummer och priser stämmer. Den automatiserade processen säkerställer en snabb, korrekt och kontrollerad matchning av fakturor – utan manuell avstämning.
Resultatet: mindre handpåläggning, färre fel och en smidigare fakturaprocess.
2 / Korrigeringar, tillägg och attest
Om fakturan avviker från inköpsordern eller den faktiska inleveransen, kan eventuella justeringar göras direkt i Anysys – utan att lämna granskningsvyn. Ändringar sparas automatiskt ner i ert affärssystem, så att lagerantalet och lagervärde alltid blir korrekt. Det kan till exempel handla om prisdifferenser, restnoteringar eller felaktigt antal.
Systemet stöder även att frakt, emballage eller andra tilläggskostnader läggs in manuellt, antingen som separata artikelrader eller som tilläggskonteringar – innan fakturan går vidare i attestflödet.
När allt är granskat och godkänt, exporteras fakturan till ert ekonomisystem där den bokas för betalning. Hela matchningsprocessen är dokumenterad och spårbar, vilket underlättar både intern kontroll och extern revision.
3 / Varför välja Anysys Inköpsordermatchning?
-
Automatisk kontroll av pris, kvantitet och inleverans
-
Minskat manuellt arbete och färre fel
-
Full integration med ert affärssystem
-
Tydlig och användarvänlig granskningsvy
-
Stöd för avvikelsehantering och tilläggskostnader
-
Sökbar historik för uppföljning och revision
Passar det ditt ekonomisystem?
Fördelar för dig som
Ekonomiassistent
- Automatisk import och tolkning av fakturor
- Automatisk kontering
- Regler för cirkulationsflöde, periodisering och automatisk inköpsordermatchning
- Rättighetsstyrt fakturaarkiv för alla medarbetare
- Enklare hantering av vidarefakturering
- Underlättar arbete även utanför kontoret
Ekonomichef / CFO
- Minimera risker för mänskliga fel till exempel felstansning
- Säkerställ att företagets attestregler uppfylls
- Använd samma konteringsvillkor som finns definierade i ekonomisystemet
- Säkerställ att rätt personer kan se och hantera fakturor
- Effektivisera matchning av inköpsorder med färre manuella rutiner
Granskare / attestant
- Granska och attestera i enkelt webbaserat system
- Indexerade och sökbara fakturor i arkivet
- Webbåtkomst alla dagar – dygnet runt
Projektledare / Arbetsledare
- Webbåtkomst alla dagar – dygnet runt
- Sök och visa fakturor i din mobil, surfplatta eller dator
- Enklare hantering av vidarefakturering
Inköpare
- Smidig och effektiv inköpsordermatchning med enkla verktyg
- Säkerställ att inleverans skett före fakturan hanteras
- Inleverans kan skapas i samband med att fakturan hanteras
VD / ägare
- Sök och visa fakturor enkelt oavsett enhet
- Spara tid och resurser
- Använd ett modernt verktyg i teknisk framkant
- Säkerställ att företagets attestregler uppfylls
Revision
- Arkivanvändare för åtkomst av leverantörsfakturor vid revision
- Rapportgenerator för att göra sökning och filtrering av fakturor
Redovisningsbyrå
- Ett system för hantering av leverantörsfakturor som era kunder kan använda oavsett ekonomisystem
- Skalbart system för både stora och små företag
- Anysys integration hanterar både moln- och klientbaserade ekonomisystem